Sachverständige in IT-Projekten – Alte Welt trifft die Moderne

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Vorwort

Ein Sachverständiger (englisch expert) ist eine natürliche Person oder eine Behörde mit einer besonderen Sachkunde und einer überdurchschnittlichen fachlichen Expertise auf einem bestimmten Fachgebiet.

Er hat die Aufgabe, „im Rahmen seines Fachgebietes Feststellungen zu treffen und diese in einem zweiten Schritt Außenstehenden zu vermitteln“. (Quelle: Wikipedia)

Besser als in diesem Wikipedia Beitrag kann man die Arbeit und die Idee hinter einem Sachverständigen in kürze nicht beschreiben.

Auch Sie haben sicherlich eine Vorstellung über die Aufgaben eines Sachverständigen, denn bereits seit dem Mittelalter gibt es Sachverständige welche zu Anfang von Gilden und Zünften eingesetzt wurden um Waren und Dienstleistungen zu kontrollieren. Ende des 18. Jahrhunderts brachte der technische Fortschritt großen Aufschwung in das Sachverständigenwesen. Die Sachverständigen spezialisierten sich auf den wichtigsten Gebieten des täglichen Lebens und sind heute aus den Bereichen KFZ, Bau, Industrie etc. nicht mehr wegzudenken.

Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Gutachtern, Sachverständigen & Experten unter folgendem Link

Externe Dienstleister & IT-Projekte

Sachverständige kennen wir aus den im Vorwort erwähnten Fach-Gebieten, doch auch in der IT-Welt gibt es Sachverständige, u.a. bei Versicherungsschäden im Bereich Hardware.
Aber Sachverständige in IT-Projekten? – Das ist neu und eine logische Weiterentwicklung des Verständnisses und der Aufgaben eines Sachverständigen in der modernen Welt.

IT-Projekte gibt es heute an jeder Ecke. Neue Rechenzentren, Outsourcing, DevOps, Digitalisierung, Industrie 4.0 usw. – Auch in Ihrem Unternehmen / Behörde läuft aktuell mit Sicherheit irgendwo ein IT-Projekt.
Oft werden IT-Projekte durch externe Dienstleister geplant und realisiert, da diese kurzfristig ausreichend Ressourcen und die nötige Expertise bereitstellen können, um Ihnen einen Mehrwert zu liefern.

„Mehrwert“ – ist was Ihnen ein IT-Projekt nach oder sogar schon während der Fertigstellung liefern soll.
Doch was wenn Ihr Projekt noch in der Projektphase scheitert? Die Kosten aus dem Ruder laufen? Der Dienstleister abspringt… ???

Sie tragen i.d.R die Kosten und das Risiko!

Ihr Dienstleister ist bis auf einen verschmerzbaren Reputationsverlust fein raus, Sie jedoch spüren noch lange nach einem fehlgeschlagenen Projekt die Auswirkungen von zu hohen Kosten und dem nicht eingetretenen, geplanten Mehrwert.

An diesem Punkt beginnt die Schlacht um Verträge, es siegt meist der mit dem besseren „Legal Department“ (Anwälte) und große Dienstleister sind gerade in diesem Bereich sehr gut aufgestellt und geübt.

Was jedoch bis auf Anschuldigungen beider Parteien i.d.R nicht passiert, ist die Analyse der Arbeit des Dienstleisters.
Es wird sich auf das Deuten und Lesen der Verträge fixiert, aber hat Ihr Dienstleister methodisch denn genau so gehandelt wie vertraglich vereinbart, oder zumindest nach mittlerer Art & Güte bzw. marktüblich?

Hätte das Fehlschlagen des Projekts vermieden werden können, wenn Ihr Dienstleister nach Standards und nach Plan vorgegangen wäre? – Vllt. ist er das sogar und der Grund für einen Fehlschlag ist woanders zu suchen?!

Zur Beantwortung dieser Fragen werden im Gegensatz zur zuvor erwähnten Vertrags-Schlacht, keine KPI’s (Kennzahlen) hinterfragt und rechtlich gedeutet, sondern das fachlich und methodisch korrekte Vorgehen des Dienstleisters und Ihre Mitwirkungspflichten begutachtet sowie bewertet.

Sie bauen ein Haus (Veranschaulichung)

… Und nach Fertigstellung des Hauses stellen Sie fest, das Dach ist undicht, die Wände sind nass und die Heizungswärme kommt erst gar nicht in den ersten Stock.
Es ist ganz normal, dass Sie an diesem Punkt einen Sachverständigen einschalten, welcher den Problemen auf den Grund gehen und klären soll, ob Sie hätten besser lüften können, oder ob das Bauunternehmen Fehler bei der Bauausführung gemacht hat (Dichtungen vergessen, Wasserleitung zu gering dimensioniert etc..).

Fachliche Fehler, welche Sie als Hausbau-Leihe während des Baus nicht hätten beurteilen / feststellen können, soll nun ein Sachverständiger begutachten und dokumentieren.
Es entsteht ein Gutachten als Beweismittel welches Ihnen die weitere Klärung der Problematik erheblich erleichtern wird.

Übertragen Sie diese Situation nun auf Ihr IT-Projekt…
Das IT-Projekt ist Ihr Hausbau und Sie müssen nicht verstehen wie man ein Haus baut, dazu haben Sie sich für einen erfahren Dienstleister entschieden und dürfen erwarten, dass dieser die nötige fachliche und methodische Kompetenz mitbringt.

Die Ausrede mit der „Einmaligkeit“ von IT-Projekten

Ihr Problem ersteinmal angesprochen, hat oft zur Folge, dass einige Dienstleister den Begriff „SMART“ hervorzaubern, welcher die Grundeigenschaften eines Projekts beschreibt. (SMART = Specific, Measurable Achievable, Reasonable, Time Bound)

Es wird mit der Einmaligkeit (Specific) von IT-Projekten und den damit verbundenen Schwierigkeiten in der Planung bzw. Taxierung versucht zu begründen, weshalb Planungen & Kosten völlig unerwartet aus dem Ruder gelaufen sind.
Doch die Wahrheit liegt oft irgendwo in der Mitte. Sicherlich sind Forschungsprojekte hoch komplex, gerade wenn ich der erste Mensch auf Erden bin der eine neue Lösung versucht in Betrieb zu nehmen.
Doch der Anteil dieser wirklich höchst innovativen, einzigartigen „Leuchtturm-Projekte“ ist schwindend gering und wird oft durch die „Erfinder“ selbst durchgeführt.

Die Mehrheit der IT-Projekte bedient sich an gängigen Methoden, Tools, Hardware, Prozesse usw.
Ein Dienstleister welcher sich auf ein Projekt einlässt, muss neben den Techniken, auch die Methodiken zur Einführung seiner Lösung beherrschen und wissen worauf es ankommt.

Bezogen auf das vorherige Hausbau-Beispiel:
Kein Haus ohne Fundament oder Keller, kein Haus ohne Baugenehmigung und Bauplan, egal wie einmalig das Haus am Ende aussieht oder welche Materialien gewählt wurden, das Hausbau-Unternehmen muss vollumfänglich wissen worauf beim Hausbau zu achten ist.

Wann einen Sachverständigen hinzuziehen?

Sachverständige werden oft zu „Feuerwehr-Projekten“ gerufen, in der Hoffnung sie könnten das Ruder noch herumreisen.

Wichtig ist zu verstehen, das der Sachverständige unparteiisch, beobachtend, hinterfragen, analytisch und dokumentativ für Sie tätig werden kann.
Ein Sachverständiger soll Ihr Projekt nicht wieder in den Status „grün“ bringen, sondern klar stellen, wieso es nicht in diesem Status ist.

Es macht also durchaus Sinn, einen Sachverständigen als stetigen Projektbegleiter einzusetzen, welcher in den strategischen Meetings die Arbeiten und Planungen hinterfragt, Denkanstöße gibt und Sie dabei unterstützt Ihren Dienstleister zu steuern.

Alternativ setzen Sie einen Sachverständigen ganz klassisch, am „bitteren“ Ende eines Projekts ein, um durch ein Gutachten als Beweismittel den Grundstein für eine Einigung mit Ihrem Dienstleister zu legen.

Wichtig: Das Gutachten ist ein Beweismittel und kann vor einem (Schieds-) Gericht zugelassen oder als Mediationsmittel genutzt werden.
Der Sachverständige darf nicht als Richter auftreten und weder die Schuldfrage klären, noch Sanktionen verhängen.

Was kostet ein Sachverständiger im Bereich IT-Projektmanagement?

Generell kann der Stundensatz des Sachverständigen in der Wirtschaft frei verhandelt werden. Viele Sachverständige orientieren sich jedoch an den im JVEG (Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz) festgehaltenen Sätzen, welche auch ein Gericht bei hinzuziehen eines Sachverständigen als Vergütungsgrundlage verwendet. So liegt der Sachverständige im Bereich der IT-Projekte im Jahr 2020 in der Honorargruppe 11 des JVEG mit 115,00€/Stunde. (JVEG Link)

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